2006年4月21日

关于企业文档管理的一些注意点。

文档,也就是档案管理,是企业中非常重要的一种资源,从日常事务,合同施行到财务结算,文档都发挥着非常重要的作用,而且往往是唯一的凭据,一份签了名文档其价值往往于所牵连的事务价值的大小有关。有的牵扯到企业的生存与发展,因而对于文档的管理应该提到一个非常重要的位置上来。
企业的文档是非常复杂,形式多样,有单一文档,也有项目文档,同时还有上下文关连的非常复杂的文档,对于这些文档的管理与利用,也是非常重要的一件事,因面我们要从企业的发展来看,来改进文档的管理。
文档的管理应该充分利用现有的条件来进行,进行电子化管理是不错的改进方式之一,让计算机来负担原本非常复杂的工作。因为计算机最擅长做这些琐碎的工作的。而且计算机的准确率也非人类所能够达到的。这里所说的计算机档案管理并不是一般的无纸化办公的概念,由于纸质文档的特殊性,企业中仍旧以纸质文档作为主要的载体,因而文档管理自动化并不是无纸化,而是通过计算机来管理纸质的文件,同时可以让企业整理好文档,不仅仅是往来的电子文档归类管理,更是一种资源的利用,将原来分布在各处的文档进行统一管理,同时可以从中综合出对于企业管理有非常重要作用的各种经验。文档管理好了,可以对大量的文档进行分析,而不是原来的单独文档的阅览鉴发。

企业文档的管理一个重要方面是要将文档联系起来,而不是单独的文件的扫描与计算,往往几个文件往来,共同说明一个问题,因而我们真正想要将文档管理好,就要处理好这些方式,web2.0的tag为我们提供了很好的示例,我们可以在此概念上向web2.0学习一下,充分利用这一方面来为文档管理提供一种理念。通过为各各文档提供tag,同时结合全文,搜索,可以为我们提供一个非常好用的管理方案。

留此存照,以观后效。

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I am thinking.

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