2006年4月22日

关于文档管理的一些想法(二)

以前从来没有认真考虑过文档的管理,一般直接将文档当作普通的计算机文件,与其他的文件一样进行管理,通过文件夹来进行管理,但是随着文档的增多,这种简单的方式已经无法满足大量文件的管理了。因为现在企业中的文档数量已经非以个计,而是以万甚至十万,百千万来计了,这样巨大数量的文档管理是一件非常艰巨的任务,而且这些文档并非单独的文件,大部分之间相互关连,结合在一起才具有相应的价值,而且由于各种原因,有大量的纸质文档需要进行处理,这些文档一般都要求保持原样,如各种签名文件和盖章文件,这些相当于图片的方式,对于这些文档的管理与其他的文字文件不一致,对于文件管理搜索需要特别处理,并不是简单的扫描进计算机就可以解决了,而是需要更进一步的处理才能满足归类、搜索等各种需要。对于这样的文档的管理与图片是一致的,可以利用与flickr一样的处理方式,而借鉴于此,更可以给其他的文档提供管理的参考。

文档涉及的属性一般为所有者,所有单位,建立时间,状态(已处理,正在处理,将要处理),摘要,关键字,相关的文件,文档类型(报告,通知,合同等),处理时间,所属项目,物理位置,处理时间提醒功能,以及权限管理功能,加密,预览,原格式打印。这些都可以通过tags来进行处理,通过这些关键字的动态加入可以为文件提供一些标志属性,从而为我们提供一个可以管理的线索。
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I am thinking.

2006年4月21日

关于企业文档管理的一些注意点。

文档,也就是档案管理,是企业中非常重要的一种资源,从日常事务,合同施行到财务结算,文档都发挥着非常重要的作用,而且往往是唯一的凭据,一份签了名文档其价值往往于所牵连的事务价值的大小有关。有的牵扯到企业的生存与发展,因而对于文档的管理应该提到一个非常重要的位置上来。
企业的文档是非常复杂,形式多样,有单一文档,也有项目文档,同时还有上下文关连的非常复杂的文档,对于这些文档的管理与利用,也是非常重要的一件事,因面我们要从企业的发展来看,来改进文档的管理。
文档的管理应该充分利用现有的条件来进行,进行电子化管理是不错的改进方式之一,让计算机来负担原本非常复杂的工作。因为计算机最擅长做这些琐碎的工作的。而且计算机的准确率也非人类所能够达到的。这里所说的计算机档案管理并不是一般的无纸化办公的概念,由于纸质文档的特殊性,企业中仍旧以纸质文档作为主要的载体,因而文档管理自动化并不是无纸化,而是通过计算机来管理纸质的文件,同时可以让企业整理好文档,不仅仅是往来的电子文档归类管理,更是一种资源的利用,将原来分布在各处的文档进行统一管理,同时可以从中综合出对于企业管理有非常重要作用的各种经验。文档管理好了,可以对大量的文档进行分析,而不是原来的单独文档的阅览鉴发。

企业文档的管理一个重要方面是要将文档联系起来,而不是单独的文件的扫描与计算,往往几个文件往来,共同说明一个问题,因而我们真正想要将文档管理好,就要处理好这些方式,web2.0的tag为我们提供了很好的示例,我们可以在此概念上向web2.0学习一下,充分利用这一方面来为文档管理提供一种理念。通过为各各文档提供tag,同时结合全文,搜索,可以为我们提供一个非常好用的管理方案。

留此存照,以观后效。

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I am thinking.

百度百科不是wiki

正值wikipedia被封之际,百度推出了百度百科,很让人怀疑其动机。不过我今天暂时不讨论wikipedia被封是不是与百度有关,因为这些都是没有办法证明的事情,我只想说的是百度百科不是wiki。所谓的wiki最重要的性质在于人人要编辑,而我在百度遇到的第一个问题就是不是人人可编辑的,而是需要百度的帐户,虽然我拥有各种各样的帐户,估计到现在为止可以千计了,但是我并不拥有一个百度的帐户,所以我已经被百度拒之门外了。不过这也证明百度百科不是wiki,它直接违反了wiki的人人可编辑的精神,而将之定位于某一范围用户了。
在中国做互联网总是有各种各样的顾虑,无论多么自由的公司,到了中国来,都会缩手缩脚的,而对于中国的政策,也有人玩的很油滑,在各种各样的IT企业中,我觉得百度是最会玩的,不知道百度是不是有政府背景,但是我知道百度的崛起与google被禁是分不开的,今天同样给人以与wikipedia.org被禁与之有关的想像。我说以上这些,不外乎是说百度是一个遵守中华人民共和国法律与政策的优秀企业公民,而作为一个人人可编辑的百科全书,百度当然希望这个"人人可以编辑"是在国家政策允许范围内的编辑,因而要求编辑者拥有百度帐户,这一来可以为自己的积累用户,二来一旦出现一些政治敏感问题,很容易会查找到最终的用户,这样一来,百度可以通过出卖用户来得到国家的谅解了,仍旧是一个优秀公民。

最后说明,我不会去编辑百度百科的,因为我不想像那些被yahoo和hotmail用户一样被出卖,因言获罪,我可不想为一个我不信任的公司做出任何的贡献。